城建档案馆数字化工程品牌企业「北京云唤维」

档案信息管理——设计思路

智慧档案馆具有智能化档案管理需求。档案馆业务种类与日俱增，档案载体种类和数量不断增加，档案工作者不但要管理实体档案载体，同时要承担档案数字化加工等新的工作，对档案的存取频率和工作量大幅增加。智慧档案馆应提供智能化档案管理手段，帮助档案工作者更便捷的操作档案密集架架体，更直观迅速的找到档案存放位置，创造更加绿色节能的档案管理环境。

档案信息管理查阅的基本原则

档案信息管理查阅的基本原则，一定要注意保护好每一个档案的安全，下面随着我一起来了解一下吧，希望下面的信息可以给你带来帮助！

(1)严格管理。对于本部门保管的干部人事档案，要建立健全查借阅制度，按照干部管理权限，明确可以查借阅档案的单位范围，规定可以查借阅档案的事由，对查档人员的身份、级别等做出相应的限制。

(2)安全保密。一是涉及和***秘密的信息必须严格保密;二是***内部掌握的信息需要严格保密;三是干部个人的信息不能扩散。

(3)规范程序。查档人员首先要在本单位履行报批手续，由本单位***对是否需要查档、查阅哪些档案内容进行把关，按照要求进行签批并加盖;管门对查档需求要进行审查，确保符合规定、手续完备，并按照程序报***批准后提供相应的查借阅服务。

(4)方便利用。正确把握干部人事档案保密与开放之间的关系，区别不同情况，满足利用需求。

档案信息管理数据库建设步骤

(一)档案信息的收集

档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行地收集。

档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。

(二)档案信息前期处理

这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。

档案信息管理的发展

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音1、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。