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档案信息管理概述

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

档案信息管理的益处

在档案实行信息化管理之下，用户在借阅实体档案的过程中将会变得更加方便与简洁。通过档案信息化管理系统可以查找到档案目录并索取到档案的物理位置去完成借阅，在完成借阅的过程中，档案实体的档案号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息将被自动记录到档案信息管理系统中以日志形式保存，为后期的档案统计工作带来了很大的方便。

档案信息管理数据库建设步骤

(一)档案信息的收集

档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行地收集。

档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。

(二)档案信息前期处理

这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。